duniafinansial.com — Surat niaga adalah salah satu jenis surat yang sangat penting dan secara umum di dunia bisnis. Apa saja fungsi, jenis, hingga contohnya?

Surat niaga atau surat bisnis biasanya digunakan oleh para pebisnis terkait keperluan usaha mereka. 

Biasanya, surat ini akan ditulis oleh para pemilik usaha, baik perorangan maupun perseroan.

Nah, untuk lebih memahami tentang jenis surat yang satu ini, mulai dari jenis, fungsi, hingga contohnya, simak ulasannya di bawah ini.

Surat Niaga adalah

Pada dasarnya, pengertian surat niaga adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan untuk tujuan bisnis tertentu. 

Manfaat dari surat bisnis, yaitu sebagai media komunikasi antara perusahaan dan klien serta pihak-pihak yang terhubung dalam sebuah bisnis.

Seperti diketahui, niaga atau bisnis adalah aktivitas jual beli yang ditujukan untuk berdagang atau mencari keuntungan. 

Karena itu, surat bisnis pun menjadi surat yang bersifat formal atau resmi yang dibuat untuk kebutuhan bisnis.

Biasanya, surat yang satu ini bukan sekadar alat komunikasi, melainkan juga dapat menjadi media promosi. 

Jenis-jenis Surat Niaga

Surat bisnis dibuat tentunya dengan maksud untuk menyampaikan maksud bisnis. Berikut ini jenis-jenisnya yang penting untuk diketahui oleh para pelaku bisnis.

1. Surat Permintaan Penawaran

Ini adalah jenis surat bisnis yang berisi permintaan penawaran dari calon pembeli kepada perusahaan penjual produk/jasa. 

Dalam hal ini, permintaan yang dimaksud bisa berbentuk katalog produk dan harganya, promo yang berlaku, dan seterusnya.

2. Surat Pesanan

Apabila setelah menerima surat penawaran, calon pembeli pun tertarik untuk membeli, maka jenis surat yang akan dikirim berikutnya adalah surat pesanan. 

Adapun surat pesanan ini akan memuat informasi serta rincian produk yang akan dibeli nantinya.

3. Surat Perkenalan

Manfaat surat bisnis, salah satunya, yaitu untuk mengenalkan produk/jasa suatu bisnis kepada perusahaan lain dengan informasi yang lengkap. 

Nah, sebagai tahap perkenalan untuk tujuan tersebut, kita bisa menggunakan jenis surat ini.

4. Surat Penolakan Pesanan

Adakalanya perusahaan harus menolak pesanan pembeli karena sejumlah faktor, di antaranya membludaknya pesanan.

Jika ingin menolak pesanan tersebut maka perusahaan perlu membuat surat penolakan pesanan dengan menyertakan alasannya.

5. Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran adalah bukti transaksi oleh pembeli. Di jenis surat ini, isi surat bisnisnya berupa jumlah uang yang dibayarkan kepada penjual, metode pembayaran, serta bukti transaksi.

6. Surat Komplain atau Pengaduan

Kamu juga dapat mengirimkan surat pengaduan atau komplain apabila menerima barang rusak/cacat maupun barang yang datang tidak sesuai pesanan. Terkait hal itu, fungsi surat bisnis adalah mengajukan pengaduan.

7. Surat Penangguhan Pembayaran

Terkadang, terdapat kondisi ketika pembeli tidak dapat melakukan pembayaran secara tepat waktu dengan alasan-alasan tertentu. 

Apabila terjadi hal semacam itu maka pembeli pun bisa mengirimkan surat penangguhan pembayaran. 

Jenis surat bisnis yang satu ini dapat dikirimkan setelah menerima surat tagihan dari penjual.

8. Surat Penagihan

Sekiranya transaksi jual beli sudah disepakati dengan metode utang, penjual pun dapat mengirimkan surat penagihan kepada pembeli. 

Adapun surat bisnis yang satu ini berisi pemberitahuan batas waktu pembayaran/jatuh tempo.

9. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Jenis berikutnya dari surat bisnis, yaitu surat jawaban penangguhan pembayaran, yang merupakan surat balasan penangguhan yang dikirim pembeli sebelumnya. 

Isi dari surat tersebut berupa jawaban/respons dari permintaan penangguhan, baik berupa penolakan maupun ketentuan pembayaran terbaru.

10. Surat Menjawab Pengaduan

Di samping untuk melakukan pengaduan, fungsi surat bisnis juga untuk menjawab pengaduan itu. 

Isi suratnya adalah ucapan terima kasih untuk pengaduannya dan langkah yang diambil penjual untuk mengatasi masalah yang dialami oleh pembeli.

11. Surat Konfirmasi Pesanan

Adapun surat yang satu ini merupakan bentuk respons penjual atas pengajuan pembelian. Isi suratnya adalah konfirmasi barang yang dipesan, apakah tersedia atau tidak. 

Dalam hal ini, penjual pun dapat menyertakan metode pembayaran serta detail pengiriman di dalam surat tersebut.

12. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat balasan bagi permintaan penawaran yang sebelumnya dikirimkan oleh calon pembeli.

Perlu diketahui, tidak selalu untuk membalas permintaan penawaran, perusahaan pun boleh berinisiatif mengirimkan surat ini kepada calon pembeli secara langsung.

Fungsi Surat Niaga

Surat bisnis tentunya punya banyak fungsi dalam dunia dan aktivitas bisnis itu sendiri. Berikut ini beberapa di antara fungsinya:

• Bukti nyata hitam di atas putih, utamanya pada jenis surat-surat perjanjian
• Alat pengingat karena surat bisa diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan
• Duta/wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya
• Pedoman kerja dalam menjalankan tugas
• Alat promosi
• Bahan untuk mengambil suatu keputusan
• Bukti sejarah

Ciri-ciri Surat Niaga

Secara umum, inilah ciri-ciri dari surat bisnis yang membedakannya dari jenis surat lainnya:

• Selalu terkait dengan bisnis/perdagangan
• Dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan  penulisan surat yang baik
• Menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian
• Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan gampang dipahami
• Cenderung menggunakan bentuk formulir supaya lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya

Struktur Surat Niaga

Bagi kamu yang hendak membuat surat bisnis, berikut ini struktur suratnya sebagai bahan referensi:

1. Kop surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Tanggal pembuatan surat
6. Alamat surat
7. Salam pembuka
8. Konten surat berupa pendahuluan, inti dan penutup
9. Salam penutup
10. Detail pengirim surat
11. Tanda tangan pengirim surat

Contoh Surat Niaga

Setelah mengetahui strukturnya, berikut ini adalah beberapa contoh surat bisnis yang perlu diketahui oleh pebisnis.

1. Contoh Surat Penawaran

Perusahaan bisa membuat surat bisnis untuk menawarkan produk/jasanya. Inilah contohnya.

PT AMOR KOMPUTER

Komputer dan Elektronik

Jl. Melati 10, Yogyakarta

Telp. 023-130613, Email : contact@amorkomputer.com

Malang, 20 Januari 2022

Nomor: 13/BGTS/SN/VIII/2022

Lampiran: 1 Berkas

Perihal: Penawaran Barang

Kepada Yth,

Pimpinan PT LENTERA MALAM

Jl. Ahmad Yani 321 Semarang

Dengan hormat,

Melalui surat ini, izinkan kami, perusahaan pemasok komputer dan elektronik, untuk memberikan penawaran barang. Keunggulan kami adalah harga yang terjangkau namun kualitas terbaik.

Bersama surat ini kami lampirkan dokumen pendukung yang diperlukan untuk pertimbangan kerjasama. Kami terbuka pada berbagai macam metode pembayaran. Pembayaran bisa dilakukan di awal atau setelah barang sampai. Hal tersebut bisa didiskusikan di kemudian hari.

Demikian surat penawaran ini disampaikan. Untuk perhatian saudara kami ucapkan terima kasih banyak.

Hormat kami,

Deby Sukoco

2. Contoh Surat Permintaan Penawaran

Jika Anda tertarik pada produk atau jasa suatu perusahaan, Anda bisa mengirim surat permintaan penawaran dengan mengikuti contoh surat bisnis singkat berikut.

PT LENTERA MALAM

Alat dan Layanan Pemadam Kebakaran

Jl. Bali 19, Palembang

Telp. 023-170845, Email: contact@lenterauye.com

Malang, 20 Januari  2022

Nomor: 22/BGTS/SN/VIII/2022

Perihal: Permintaan Penawaran

Kepada Yth,

Pimpinan PT AMOR KOMPUTER

Jl. Teuku Umar 22, Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dibukanya satu departemen baru di perusahaan kami, maka dari itu kami bermaksud untuk memohon permintaan penawaran produk komputer yang tersedia di perusahaan Bapak beserta informasi selengkapnya.

Demikian surat permintaan penawaran ini dibuat. Atas waktu dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih banyak.

Hormat kami,

Rudy Subroto

Demikianlah tadi ulasan terkait apa itu surat niaga yang penting untuk diketahui.