duniafinansial.com — Inventaris (inventory) adalah elemen penting dalam manajemen aset atau barang. Namun, belum semua orang mengetahui arti inventaris.

Pada dasarnya, dalam dunia bisnis, organisasi, dan kehidupan sehari-hari,  inventory adalah hal yang sangat diperlukan.

Biasanya, inventory sendiri mengacu pada catatan yang berisi barang-barang milik sebuah perusahaan, institusi, maupun pabrik, yang dipakai untuk keperluan operasional/produktivitas perusahaan. 

Meski demikian, perlu diketahui juga bahwa inventory bukan mencakup barang fisik semata, melainkan juga meliputi sumber daya non-fisik. 

Arti Inventaris

Secara umum, arti inventaris adalah kumpulan informasi terkait sumber daya dan aset yang dimiliki oleh sebuah perusahaan.

Ini digunakan untuk menunjang aktivitas perusahaan secara keseluruhan, termasuk dalam proses produksi, manajemen sumber daya, dan perkembangan organisasi. 

Sementara itu, pengertian inventory menurut para ahli adalah sebagai berikut.

1. Menurut Soemarso S.R (1994)

Merupakan daftar lengkap barang yang digunakan di perusahaan atau kantor, termasuk harga, jumlah, jenis, dan kondisinya.

2. Menurut Muhammad Ali (2000)

Merupakan daftar yang mencakup semua barang dan peralatan yang digunakan dalam menjalankan tugas perusahaan, termasuk alat dan bahan yang diperlukan dalam operasional perusahaan.

3. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Merupakan daftar yang berisi catatan tentang barang-barang yang dimiliki oleh suatu institusi, perusahaan, sekolah, atau pemerintahan, yang digunakan untuk kebutuhan operasional.

Sebagai tambahan informasi, meski kerap dipakai secara bergantian, pada dasarnya ada perbedaaan mendasar antara istilah “aset” dan “inventory .

Jika aset mengacu pada semua kekayaan yang dimiliki oleh individu, perusahaan, atau entitas lain dan bernilai ekonomi serta memberikan manfaat finansial maka inventory adalah daftar rinci dari semua aset yang dimiliki oleh entitas itu.

Fungsi Inventaris

Di bawah ini adalah beberapa fungsi penting dari inventory yang perlu diketahui:

• Mempermudah akses tata letak penyimpanan
• Memfasilitasi pengawasan
• Mengurangi penyusutan inventory
• Memfasilitasi proses administratif perusahaan
• Sebagai bukti tertulis terhadap pengelolaan barang
• Sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan

Manfaat Mengelola Inventaris dengan Benar

Pengelolaan inventory yang dilakukan dengan benar akan memberikan manfaat bagi sebuah perusahaan, di antaranya sebagai berikut.

1. Pencatatan Data Aset yang Dimiliki

Manfaat yang pertama, yakni pencatatan data terkait aset yang dimiliki oleh perusahaan. Fungsi catatan itu adalah sebagai alat untuk mengendalikan aset sehingga penggunaan aset dapat lebih efektif serta efisien.

2. Keamanan untuk Aset

Manfaat berikutnya, yakni sebagai cara untuk mengamankan aset. Inventory dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk mengetahui pihak yang telah memakai sebuah barang. 

Di samping itu, perusahaan pun akan tahu kondisi barang, banyaknya barang, dan seberapa banyak barang yang siap untuk digunakan.

3. Transparansi dan Akuntabilitas

Inventory yang dilakukan oleh perusahaan juga mampu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Pasalnya, seluruh barang/aset yang dimiliki oleh perusahaan akan tercatat di dalamnya.

4. Penghematan Finansial Perusahaan

Melakukan inventory berarti membantu perusahaan untuk mengetahui perlu atau tidaknya penambahan persediaan barang.

Di samping itu, perusahaan pun akan tahu kondisi dari suatu barang, apakah perlu mendapat perawatan lebih atau tidak.

Dengan demikian, keputusan akan diambil dengan efektif dan efisien. Lebih jauh, inventory pun akan menghindarkan perusahaan dari pembelian barang yang tidak diperlukan sehingga bisa lebih hemat.

5. Memudahkan Analisis Laporan

Saat membuat laporan, hadirnya inventory akan memudahkan dalam melakukan analisis laporan. Pasalnya, kamu dapat melihat inventory untuk menjadi acuan dalam pembuatan laporan.

Cara Mengelola Inventaris

Jika ingin menjalankan pengelolaan pendataan dengan baik maka berikut ini langkah-langkah yang bisa dilakukan nantinya.

1. Membuat Skala Prioritas

Cara pertama dalam mengelola inventory yang efektif adalah dengan membuat skala prioritas bagi daftar barang perusahaan sesuai dengan kecepatan perputarannya. 

Hal itu nantinya akan membantu dalam mengidentifikasi stok barang untuk ditambah atau dihentikan suplainya menurut permintaan pasar.

2. Membuat Catatan Informasi Produk

Dalam hal ini, kamu dapat mencatat informasi detail terkait masing-masing produk yang ada di gudang, termasuk harga, stok, tanggal kedaluwarsa, nomor batch, dan stock keeping unit (SKU). 

Adapun tujuannya adalah untuk memudahkan pengelolaan ketika terjadi kelangkaan barang.

3. Memantau Stock Opname secara Berkala

Dengan melakukan stock opname secara berkala, hal itu membantu untuk memastikan keakuratan catatan dengan kondisi sesungguhnya di gudang. Kalau tidak sesuai maka dapat dilakukan penanganan secepat mungkin.

4. Memilih Staf Andal dan Penanggung Jawab Kompeten

Perusahaan sebaiknya memilih individu yang punya pemahaman luas terkait pendataan dan ketelitian dalam pembuatan laporan.

5. Meningkatkan Keamanan Perusahaan

Tips terakhir adalah dengan meningkatkan keamanan perusahaan lewat penerapan sistem keamanan. Misalnya, pengadaan inventory meliputi penyediaan sumber daya keamanan atau personel keamanan. 

Kalau perlu maka instalasi CCTV bisa membantu memastikan keamanan aset/barang perusahaan. 

Di samping itu, batasi akses ke gudang hanya kepada personel relevan untuk mencegah risiko pencurian maupun kehilangan barang.

Lebih jauh, juga penting untuk punya buku/format pencatatan yang sesuai untuk mempermudah proses pendataan. 

Barang yang bisa di-inventory antara lain barang berwujud maupun tidak, misalnya bahan baku, barang dalam proses, dan barang siap jual.

Contoh Inventaris Barang

Untuk memudahkan pembuatan inventory, perlu adanya buku-buku/format pencatatan, dengan bentuk maupun format yang berbeda-beda di setiap organisasi. 

Di bawah ini adalah contoh-contoh buku inventory barang yang perlu diketahui.

1. Buku Induk Barang Inventaris 

Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventory yang pernah dimiliki oleh suatu perusahaan. Buku ini dipakai untuk mencatat barang habis pakai dan barang tidak habis pakai. 

2. Buku Golongan Barang Inventaris

Merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventory menurut golongan yang sudah ditentukan. 

Buku ini dipakai untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. Pada umumnya, daftar inventory barang terdiri dari barang bergerak dan barang tidak bergerak, dengan rincian seperti berikut ini.

a. Barang Bergerak

Adapun barang bergerak dapat dibagi menjadi 2 jenis, yakni:

• Barang habis pakai, yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Artinya, benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Contohnya bisa berupa kertas, karet, penghapus, pensil, karbon, tinta, dan lainnya.
• Barang tidak habis pakai, yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Contohnya adalah mesin tik, pelubang kertas, gunting, lemari, arsip, dan sebagainya.

b. Barang Tidak Bergerak

Sementara itu, barang tidak bergerak bisa berupa tanah, gedung, dan bangunan.

Nah, itulah tadi pembahasan lengkap seputar arti inventaris yang penting untuk diketahui.