duniafinansial.com — Business Process Mapping adalah hal yang penting dipahami oleh para pebisnis. Pemetaan proses bisnis ini penting dilakukan dalam dunia bisnis.

Pada dasarnya, proses bisnis adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh pebisnis untuk menghasilkan produk/layanan demi mencapai tujuan bisnis yang sudah ditetapkan.

Di tengah persaingan bisnis yang ketat, proses bisnis yang andal menjadi sebuah modal besar yang harus dimiliki oleh perusahaan.

Hal itu bertujuan agar perusahaan tetap berdaya saing serta adaptif dengan perubahan pasar yang terus terjadi.

Demi meningkatkan proses bisnis menjadi lebih optimal, salah satu strategi yang bisa diambil oleh perusahaan adalah dengan menerapkan Business Process Mapping. 

Nah, untuk lebih memahami tentang pemetaan proses bisnis ini, termasuk manfaat, jenis, hingga contohnya, simak pembahasannya berikut ini.

Business Process Mapping adalah

Pada dasarnya, Business Process Mapping adalah teknik/metode yang dipakai dalam manajemen bisnis.

Dengan cara ini, perusahaan akan menggambarkan, menganalisis, dan memvisualisasikan alur kerja/serangkaian langkah-langkah yang ada dalam menjalankan suatu proses bisnis. 

Tujuan utama pemetaan proses bisnis ini adalah untuk memahami, mengidentifikasi, dan meningkatkan proses bisnis secara lebih efisien, transparan, dan terstruktur.

Pemetaan proses bisnis pun akan membantu organisasi untuk memahami secara mendalam cara kerja sebuah proses bisnis.

Di dalamnya mencakup pengetahuan terkait pihak-pihak yang terlibat, langkah-langkah yang diperlukan, dan aliran data/informasi dalam proses itu.

Pemetaan proses bisnis lazimnya direpresentasikan dalam bentuk diagram/grafik sehingga akan lebih mudah untuk melihat aliran kerja, urutan tugas, dan ketergantungan antar berbagai elemen dalam prosesnya.

Manfaat Business Process Mapping

Berikut ini adalah beberapa manfaat penting dari pemetaan proses bisnis bagi sebuah perusahaan yang perlu diketahui.

1. Pemahaman yang Lebih Mendalam

Dengan pemetaan proses bisnis, perusahaan akan memperoleh pemahaman yang lebih mendalam terkait proses bisnis mereka berjalan. 

Dengan demikian, anggota tim serta pemangku kepentingan akan terbantu untuk memahami langkah-langkah yang diperlukan, pihak yang terlibat, dan alur kerja proses itu.

2. Mengidentifikasi Masalah

Lewat visualisasi proses, pemetaan proses bisnis akan membantu sebuah perusahaan untuk lebih mudah mengidentifikasi masalah/ketidaksempurnaan dalam alur kerja.

3. Memperbaiki Efisiensi

Manfaat lainnya dari pemetaan proses bisnis adalah perusahaan bisa merancang perbaikan yang sesuai dengan masalah yang sudah diidentifikasi.

Caranya adalah dengan mengeliminasi langkah-langkah yang tidak perlu, mengotomatiskan tugas-tugas rutin, serta mengoptimalkan alur kerja sehingga proses pun lebih efisien.

4. Meningkatkan Kualitas

Pemetaan proses bisnis juga membantu sebuah perusahaan untuk memastikan bahwa setiap langkah dalam proses dijalankan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan. 

Dengan cara tersebut, kualitas produk/layanan yang dihasilkan pun dapat meningkat.

5. Menciptakan Transparansi

Pada dasarnya, pemetaan proses bisnis juga akan menciptakan transparansi dalam organisasi.

Pasalnya, pemetaan proses bisnis akan melibatkan seluruh pihak untuk melihat semua proses yang berjalan.

Tujuannya adalah untuk menghindari kebingungan/kesalahan yang bisa saja terjadi karena ketidakjelasan.

6. Mengelola Risiko

Pemetaan proses bisnis juga akan membantu perusahaan untuk mengidentifikasi titik rawan dalam proses. Dengan demikian, perusahaan akan mampu merancang tindakan mitigasi yang sesuai.

7. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Manfaat yang terakhir adalah pemetaan proses bisnis dapat menampilkan data-data yang diperlukan oleh manajemen, utamanya untuk membuat keputusan yang lebih baik dan sesuai kebutuhan.

Jenis-jenis Business Process Mapping

Terdapat beberapa jenis pemetaan proses bisnis yang sering dipakai untuk menggambarkan, menganalisis, dan memahami berbagai jenis proses bisnis. Berikut ini jenis-jenisnya.

1. Diagram Aliran Proses (Process Flowchart)

Jenis yang satu ini paling umum dipakai dalam pemetaan proses bisnis, yakni dengan menggunakan simbol-simbol geometris dan panah guna menggambarkan urutan langkah-langkah dalam sebuah proses.

Adapun contohnya adalah diagram aliran proses produksi, alur proses pengadaan, dan alur proses pelayanan pelanggan.

2. Diagram Aliran Kerja (Workflow Diagram)

Workflow Diagram berfokus pada penggambaran aliran kerja tugas serta aktivitas antara beragam entitas/sistem dalam organisasi. 

Tujuannya adalah guna membantu mengidentifikasi pekerjaan/tugas dikerjakan dan dialirkan di antara berbagai departemen/pihak terkait.

Contohnya berupa aliran kerja persetujuan dokumen, aliran kerja manajemen proyek, dan aliran kerja persetujuan permintaan.

3. Notasi Business Process Model and Notation

Jenis Notasi Business Process Model and Notation (BPMN) adalah pemetaan proses bisnis yang dirancang khusus untuk pemodelan proses bisnis.

Di dalamnya akan digunakan berbagai simbol untuk menggambarkan berbagai jenis elemen dalam proses. 

Tujuannya adalah untuk memberikan representasi yang rinci terkait proses bisnis, termasuk penggunaan peran, alur tugas, peristiwa, serta alur informasi.

4. Diagram SIPOC

Diagram Supplier, Input, Process, Output, Customer (SIPOC) adalah jenis pemetaan proses bisnis yang menampilkan visual pada elemen-elemen utama dalam sebuah proses.

Diagram ini bertujuan untuk memahami aspek-aspek penting yang mempengaruhi proses dan seperti apa proses itu berinteraksi dengan pihak eksternal.

5. Diagram Swimlane

Jenis pemetaan proses bisnis ini akan mengelompokkan tugas dan aktivitas dalam proses menurut entitas/peran yang bertanggung jawab.

Tujuannya adalah untuk membantu dalam mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah dalam proses dan seperti apa kolaborasi terjadi di antara berbagai pihak.

6. Peta Nilai (Value Stream Mapping)

Jenis pemetaan proses bisnis yang selanjutnya ini berfokus untuk mengidentifikasi nilai yang ditambahkan dan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah pada sebuah proses. 

Tujuannya adalah untuk membantu dalam menghilangkan pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan proses untuk memberikan nilai lebih bagi pelanggan.

Cara Menyusun Business Process Mapping

Penting diketahui, penerapan pemetaan proses bisnis mencakup langkah-langkah yang terstruktur untuk memahami, menggambarkan, dan menganalisis proses bisnis. 

Penyusunan pemetaan proses bisnis setidaknya mencakup 5 langkah berikut ini:

• Identifikasi proses yang akan didokumentasikan, contohnya penanganan keluhan, pengadaan barang, dan sebagainya
• Dokumentasikan poin-poin penting, misalnya poin awal dan akhir proses dan setiap tugas di antara dua poin tersebut. Sebagai bagian dari dokumentasi proses, tunjukkan poin keputusan/decision. Biasanya, hal itu merujuk pada jawaban “Ya” atau “Tidak”, diikuti oleh proses jawaban lainnya di salah satu/dua arah poin dalam dokumen tersebut
• Mengumpulkan informasi. Dalam hal ini, manajer harus mengamati proses/mengumpulkan informasi dari karyawan guna membangun pemahaman yang akurat tentang tugas/kegiatan yang dilakukan. Informasi ini bermanfaat untuk siapa saja yang terlibat dalam proses dan urutan di mana mereka dilibatkan
• Libatkan juga pihak lainnya dan para stakeholders, yaitu dengan meminta mereka untuk membantu mengidentifikasi hal-hal yang bersifat inefisiensi (mubazir) dan redundansi (pengulangan yang berlebih)
• Petakan proses itu dengan diagram alir (flowchart) atau juga bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Pasalnya, yang terpenting adalah menjaga agar informasi yang dimuat agar tetap jelas dan sederhana

Contoh Business Process Mapping

Di bawah ini adalah contoh sederhana dari pemetaan proses bisnis dalam bentuk Diagram Aliran Proses (Process Flowchart) bagi proses pemesanan makanan di sebuah restoran:

Diagram aliran proses akan menggambarkan langkah-langkah yang ada untuk menerima dan memproses pesanan makanan di sebuah restoran. 

Prosesnya berawal dari pelanggan yang duduk di meja hingga makanan disajikan kepada mereka.

Pada diagram ini, setiap kotak mewakili langkah/aktivitas dalam proses. Panah menunjukkan aliran dari satu langkah ke langkah selanjutnya. 

Proses dimulai dengan pelanggan yang datang ke restoran, memilih menu, dan berakhir dengan pembayaran.

Diagram ini akan memberikan gambaran visual tentang cara makanan dipesan dan disajikan di restoran.

Hal itu akan membantu dalam memahami urutan tugas dan prosedur yang terlibat dalam proses ini. 

Dengan menggunakan pemetaan proses bisnis, restoran akan mampu mengidentifikasi potensi masalah, meningkatkan efisiensi, dan memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pelanggannya.

Tantangan dalam Penerapan Business Process Mapping

Meski banyak memberikan manfaat, pemetaan proses bisnis dalam penerapannya juga kadang kala harus menghadapi sejumlah tantangan demi mencapai hasil yang lebih maksimal. 

Setidaknya, inilah beberapa tantangan utama yang dapat muncul dalam pemetaan proses bisnis.

1. Sulit untuk Memahami Proses yang Rumit

Proses bisnis yang kompleks, dengan banyak cabang, interaksi, dan ketergantungan antar-langkah akan sulit untuk dipahami dan dimodelkan dengan akurat. 

Hal itu pun dapat menjadi salah satu tantangan dalam membuat pemetaan yang lengkap dan akurat dalam pemetaan proses bisnis.

2. Sulit Mengukur Waktu dan Biaya

Tantangan lainnya berupa sulitnya mengukur waktu yang diperlukan untuk setiap langkah pemetaan proses bisnis dalam proses dan biaya yang diperlukan.

Hal itu terutama pada proses yang melibatkan banyak variabel serta sumber daya yang terdistribusi.

3. Resistensi terhadap Perubahan

Pada beberapa kasus, penerapan pemetaan proses bisnis bisa mengungkapkan masalah dalam proses yang memerlukan perubahan. 

Adapun tim/individu dalam organisasi mungkin enggan untuk berubah atau menghadapi resistensi terhadap perbaikan yang diusulkan.

Guna mengatasi tantangan ini, penting untuk mempunyai dukungan kuat dari manajemen tingkat atas serta berkomunikasi dengan semua pihak terkait.

Di samping itu, juga penting untuk menggunakan alat yang sesuai, di antaranya perangkat lunak pemodelan proses guna memfasilitasi proses pemetaan. 

Di samping itu, salah satu kunci untuk mengatasi tantangan ini adalah fleksibilitas dan kemauan untuk beradaptasi dengan perubahan.

Nah, itulah tadi pembahasan lengkap seputar apa itu Business Process Mapping yang penting untuk diketahui, utamanya oleh para pebisnis.